Моё управление рабочим временем

Спонсор:Кайзер — это титул германских императоров? Нет, это такая бытовая техника 

Часто меня спрашивают, как это получается у меня столько делать за короткие промежутки времени?

Хотел я всё рассказать, да как-то не было повода (-: А тут посмотрел, что with.in проводит конкурс по методам GTD. Поскольку я давно читаю его блог, то решил принять участие в конкурсе.

Я конечно не специалист в GTD фишках, но управление рабочим временем для меня является одной из приоритетных задач.

Что я делаю для управления моим рабочим временем?

Прежде всего у меня есть план. План есть на разные сроки. Минимальный план на день, максимальный на 50 лет (его я сделал 7 лет назад ещё (-: ).

План я составляю каждый день. В этом сильно помогает Microsoft Outlook + Google Calendar для синхронизации задач. Лучшего решения пока не видел.

При этом я не пользуюсь списками задач (To-Do). Мне хаватает календаря. Приоритеты выставляю просто. То что важнее, надо сделать раньше. То что не важно, можно отложить.

Естественно план не выполняется никогда. Это нормально. Должно быть как минимум 80-90% выполнения. Например намечая 5 встреч за день, я могу физически сделать 4. Физически и эмоционально вынести больше сложнее.

Чем я пользуюсь для записей?

Наверное многих удивит, но у меня нет комуникатора. И телефон у меня обычный. Я просто переписываю нужную информацию из Outlook в блокнот. Так мне удобнее.

Все пометки и записи я делаю в блокноте. Пытался пользоваться диктофоном, так и не приучил себя. Блокнот решает!

Чем я пользуюсь для связи?

Наверное самое полезное достижение последнего десятилетия – это мобильник. 60% времени я общаюсь именно по нему.

Около 30% времени отнимает Skype. Это второе, самое полезное достижение (-: Вчера 2 часа разговаривал с человеком из Японии, что стоило мне около 40 мегабайт трафика и 0.0 рублей.

Остальное время – это обычный телефон, факс и электронная почта.

Электронная почта

Вот этот инструмент мне не нравится больше всего. Писем приходит больше 100 в день. Это очень много. Поэтому фильтры Outlook тут просто идеально подходят. Почта у меня разбита по категориям. Есть важные корреспонденты, есть не очень. Бывает я месяцами отвечаю. Ну тут ничего не поделаешь.

В важных у меня клиенты, родственники, сотрудники, партнёры. Все остальные обычно в порядке очереди в зависимости от вопроса либо предложения. На длинные сообщения я вообще редко отвечаю.

Поэтому если пишите мне что-то, то не более 2-3 предложений и по делу. Так проще.

Мобильник и телефон

Так получается, что на эти разговоры уходит больше всего времени. Поэтому все разговоры “о жизни” у меня заканчиваются на второй минуте, “о работе” на пятой. Если разговор больше 10 минут, то предлагаю обсудить всё лично и при встрече. Так понятие приходит намного быстрее и продуктивнее.

Отдых

Я редко отдыхаю в том смысле, как это делают многие  (-: Последний раз отдых был больше года назад на Ибице.

Обучение

Обучение у меня часто сопряжено с работой. Поскольку мне нужно обучать и сотрудников, и клиентов, и самого себя. Естестевенно постоянное обучение – это непрерывный процесс. Я постоянно покупаю новые аудиокурсы, постоянно хожу с плеером, где нет музыки, постоянно читаю перед сном пару глав, постоянно с утра пробую то, что прочита/прослушал/увидел.

Денег на обучение мне жалко меньше всего. Эта статья расходов, которая для меня такая же, как вооружение для государства. Это стратегическая статья расходов.

Мне нравятся аудиокурсы и платные семинары тем, что они предоставляют выжимку нужной информации, которую бесплатно нужно искать и собирать по крупицам (например мой курс по блогам ничего суперсекретного не представляет, но за $50 можно купить выжимку информации и не искать её, а можно сидеть месяцами и самому сортировать, но деньги заработать можно, а время вернуть нельзя).

Планирование

Ну тут всё просто. Как многие видят, я люблю MindMap, хотя книжек не читал по ним, но интуитивно там всё понятно. Штука мегаудобная. Рекомендую всем!

Рекомендую почитать ещё:

1. Почему есть успешные блоги, а есть не очень?